Glosse

In questa rubrica passiamo in rassegna alcune metodologie o strumenti che possono essere utili nelle attività manageriali.

Si tratta di glosse molto essenziali, senza pretese accademiche, e destinate a non addetti ai lavori.

Naturalmente anche questa è una rubrica aperta in cui accogliamo volentieri contributi e quesiti.  

NB: parte del materiale è in preparazione, sarà presto disponibile

 

Titolo:

analisi SWOT

Traduzione:

dall’inglese: Strenghts (punti di forza), Weakenesses (punti di debolezza), Opportunities (oportunità), Threaths (minacce)

In che cosa consiste:

tecnica di supporto alla definizione delle strategie aziendali che tiene conto del contesto e delle caratteristiche competitive dell’azienda

A che cosa serve:

per prendere coscienza dello stato e della evoluzione dello scenario esterno per cogliere le opportunità e mettersi al riparo dalle minacce e individuare dove concentrare gli sforzi per far leva sui punti di forza e rafforzare i punti di debolezza per competere efficacemente

Quando si usa:

quando si ipotizzano diversi sviluppi (alternativi) del contesto competitivo e si deve decidere dove orientare le risorse (scarse) per conseguire gli obiettivi con la massima probabilità di successo

Come funziona:

si lavora per fasi:

-       individuazione del/dei business da analizzare

-       ricerca a tavolino su dati reperibili

-       lavoro di gruppo per valutare scenari e verificare i potenziali aziendali e creare consenso al cambiamento

-       si riepiloga il tutto su una matrice che incrocia i 4 fattori analizzati

-       si pianificano le iniziative di rafforzamento da intrapprendere in rapporto alla rilevanza e all’urgenza

Accorgimenti:

il nostro Studio raccomanda di considerare fra le minacce anche i “vincoli” che comunque limitano le scelte; e di estendere la valutazione dei punti forti e deboli anche dei concorrenti significativi

 

Titolo:

BRAINSTORMING

Traduzione:

dall’inglese: tempesta del/dei cervello/i

In che cosa consiste:

gruppo creativo di solito occasionale composto da persone non troppo implicate con il problema

A che cosa serve:

per individuare strade o alternative svincolandosi dai paradigmi del consueto

Quando si usa:

quando si cercano soluzioni originali (es. il nome di un prodotto, nuove strade ecc.)

Come funziona:

si lavora per fasi:

-       Si presenta il tema e ognuno genera idee libere sapendo che tutte sono utili (registrate) e che ogni critica è abolita

-       Si procede in un secondo tempo per una selezione (valutazione) critica fino a condividere l’idea vincente

Accorgimenti:

evitare forme direttive, incoraggiare il pensiero libero (laterale), è utile il clima del gioco (serio), tenere distinte le fasi valutative, non correre alle conclusioni

Per saperne di più:

E. De Bono: “SERIOUS CREATIVITY”

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Titolo:

DIAGRAMMA CAUSA EFFETTO (Ishikawa o "a lisca di pesce")  

In che cosa consiste:

Strumento ideato dal giapponese Kauru Ishikawa nel 1943, detto "a lisca di pesce" per la particolare configurazione che assume quando è completata la compilazione grafica, il diagramma di causa effetto può essere inteso sia come mezzo per la rappresentazione sintetica delle cause di un problema, sia come metodo per l'individuazione delle cause stesse e quindi delle soluzioni del problema.

A che cosa serve:

·        a  configurare il problema e ricercarne le cause

·        ad evidenziare le relazioni tra il fenomeno e i fattori che lo producono e quindi chiarire la struttura del problema

·        a stabilire dove concentrare l'attenzione e quindi motivare le persone che devono intervenire

Quando si usa:

Quando si deve far emergere sistematicamente le cause all'origine di un effetto/problema

Come si costruisce:

1.      Scrivere l'effetto (problema) che si vuole considerare sulla destra indicandolo con una freccia principale

2.      Scrivere le "cause principali" (di solito 4 categorie principali), collegate con una freccia alla freccia principale

3.      Elencare le cause utilizzando il metodo "passo - passo"([1] ) o il metodo "brainstorming"([2]) Nel primo caso si parte dalla costruzione dell'asse principale del diagramma di causa effetto e si aggiungono via via le cause derivate; nel secondo si annotano su una tabella tutte le cause trovate e si costruiscono quindi dei legami di relazione

4.        Controllare il diagramma per eliminare le cause ripetute ed evidenziare le cause radice che divengono l'oggetto principale di attenzione

Accorgimenti:

Il diagramma di causa-effetto è un valido strumento di presentazione del problema. Come metodo per la ricerca delle soluzioni di un problema, invece, non sempre risulta efficace. Il rischio può in effetti essere costituito dalla eccessiva formalizzazione del processo che porta ad analizzare cause ritenute già in partenza ininfluenti.
Altro limite è nel fatto che esaminando una causa alla volta, si possono perdere di vista le interazioni tra le diverse cause.

Per saperne di più:

-          K. Ishikawa, 1985;

-          K. R. Bhote, 1992;

-          K. Ozeki, T. Asaka, 1992, pagg. 133-140.

http://www.dpmpe.unifi.it/qualita/causa-effetto.htm

[1] si evidenziano le cause partendo da quelle ritenute come principali, alle quali vengono quindi collegate cause secondarie, proseguendo fino all'identificazione delle "cause di fondo"

[2] viene elaborata una lista di cause tra loro disaggregate che verranno successivamente ordinate all'interno delle categorie principali

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Titolo:

FLOW CHART

Traduzione:

dall’inglese: diagramma di flusso

In che cosa consiste:

rappresentazione grafica delle operazioni relative ad un determinato processo

A che cosa serve:

-         a descrivere il processo di lavoro nelle sue varie fasi e sedi di intervento

-         a fornire informazioni sulle criticità del processo

-         a sviluppare modifiche utili al miglioramento del processo

-         ad identificare come, quando e dove impostare misurazioni utili al reperimento di eventuali informazioni

-         a ri-progettare il processo

Quando si usa:

a scopo manualistico o quando si intendono analizzare le opportunità di miglioramento di un processo

Come funziona:

Principali simboli utilizzati:

rettangoli, rombi, linee e frecce. I rettangoli rappresentano un singolo passo del processo (simbolo di attività), i rombi rappresentano una decisione o una biforcazione del processo, le linee i legami fra gli elementi logici, le frecce il verso ove procedono i passi della sequenza.

Tipi di diagramma di flusso:

a)      a blocchi di livello generale che mostra nell'insieme il flusso del processo

b)      l'utilizzo di simboli grafici consente una più dettagliata descrizione della sequenza di passi necessari per portare a termine ciascun compito specificato nel diagramma generale

c)      il flusso di processi può essere descritto in forma meno simbolica ma più ricca di note esemplificanti i passaggi e contenuti

Accorgimenti:

Costruire un diagramma di flusso generale prima di costruirne uno dettagliato; dare titolo e data al diagramma; definire i confini del processo (evidenziare INPUT e OUTPUT); elencare in sequenza tutti i passaggi e tutte le attività presenti nel processo; evidenziare chi svolge le varie attività; accertare la precisione e completezza del diagramma di flusso prima di analizzarlo.

Per saperne di più:

- J. E. Bingham, G. W. Davies, 1978, pagg. 57-65.

http://www.mst-toc.it/Privato/Win95/flusso.PDF

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Titolo:

DIAGRAMMA DI GANTT

In che cosa consiste:

Il diagramma di Gantt prende il nome dal suo ideatore H.L. Gantt, un ingegnere industriale statunitense che lo introdusse nei primi anni del 1900. E' un tipo di grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali fra le varie fasi che costituiscono un progetto.

A che cosa serve:

E' uno strumento utile per l'analisi e la pianificazione di progetti complessi. E' utile anche per confrontare i tempi previsti per l'esecuzione di un determinato progetto, con i tempi realmente impiegati, per gestirne opportunamente l'avanzamento.

Quando si usa:

Quando si deve programmare e tenere sotto controllo per fasi temporizzate un progetto complesso.

Come funziona:

Vanno innanzitutto elencate le varie fasi necessarie per completare un progetto e stimato il tempo necessario per portarle a termine.
Le varie fasi andranno elencate lungo l'asse verticale del diagramma e le unità di tempo lungo quella orizzontale.
Per ogni fase si individua una barra orizzontale che unisca la data di inizio programmata con quella del suo completamento. Alcune fasi parallele possono essere eseguite contemporaneamente ed una può essere più lunga dell'altra; ciò può essere indicato con una linea tratteggiata sino alla data del completamento.
Completato il diagramma, si è in grado di avere la rappresentazione grafica del tempo totale minimo necessario per il progetto, la sequenza esatta delle fasi, e quali di queste possono essere svolte contemporaneamente.

Accorgimenti:

quando viene utilizzato per verificare l'avanzamento (progress control) è opportuno anticipare la lettura delle fasi per consentire, ove occorra, di effettuare interventi correttivi tempestivi.

Per saperne di più:

www.mindtools.com/pages/main/newMN_PPM.htm

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Titolo:

DIAGRAMMA DI PARETO

In che cosa consiste:

tecnica che consente di identificare i più importanti problemi da risolvere

Su cosa si basa:

sul principio, evidenziato dall'economista Wilfredo Pareto, secondo il quale l'80% delle conseguenze è determinato dal 20% delle cause

A che cosa serve:

Ÿ         Per individuare le priorità dei problemi

Ÿ         Per identificare le cause che determinano i maggiori problemi e quindi indicare la priorità degli interventi

Ÿ         Per verificare l'efficacia di un intervento di miglioramento

Quando si usa:

§         per definire una strategia di intervento migliorativo

§         per presentare una situazione di cause conseguenze anche a non specialisti

Come funziona:

si lavora per fasi:

Ÿ         si definiscono le categorie da utilizzare per la suddivisione dei dati da raccogliere e ad ogni categoria si attribuisce il numero di problemi che ha causato

Ÿ         si calcola la percentuale sul totale per ogni categoria

Ÿ         si organizza una tabella elencando le categorie in ordine decrescente rispetto al loro valore percentuale

Ÿ         si calcola la percentuale cumulativa sul totale per ogni categoria

Ÿ         si costruisce un grafico composto da un diagramma a barre e una curva: l'asse verticale sinistro, su cui si costruisce il diagramma a barre, riporta la variabile in valore assoluto, quello destro, utilizzato per la linea spezzata, riporta invece i valori in percentuale cumulata; nell'asse orizzontale si indicano le categorie ordinate secondo la tabella.

Ÿ         sulla linea spezzata si individua il punto corrispondente all'80% sulla verticale destra per intercettare nell'asse orizzontale il punto che divide, a destra il 20% di fattori essenziali e a sinistra l'80% di fattori secondari. In generale: quando la curva si impenna gli elementi sono molto importanti, quando si appiattisce ci troviamo di fronte ad elementi poco rilevanti.

Accorgimenti:

per evitare letture distorte del grafico occorre chiarire che tipo di dati sono stati considerati (numero, valore monetario…) e come sono stati configurati (cifra assoluta, percentuale…)

Per saperne di più:

·         K. Ishikawa, 1985;

·         K. R. Bhote, 1992;

·         K. Ozeki, T. Asaka, 1992, pagg. 125-132

·         www.dpmpe.unifi.it/qualita/Pareto.htm

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Titolo:

PDCA (Plan, Do, Check, Act) o "ruota di Deming"

Traduzione:

P, PLAN: Pianificare

D, DO : fare, mettere in atto gli interventi studiati

C, CHEK: verificare l’esito delle azioni

A, ACT: standardizzare ovvero applicare su grande scala.

La rappresentazione schematica in quattro settori circolari ha dato al metodo il nome dedicato ad Edwards Deming, che nel 1946 introdusse in Giappone il controllo di qualità.

In che cosa consiste:

La fase di Plan consiste nell’identificare il problema, nell’analizzarlo, nell’individuare le cause reali, nel definire e pianificare le azioni correttive. Il problem setting appartiene a questa fase.

La fase di Do consiste nel preparare e applicare le azioni pianificate, a livello di test. Il problem solving appartiene a questa fase.

La fase di Check consiste nel verificare i risultati delle azioni intraprese, confrontandoli con gli obiettivi attesi.

La fase di Act consiste nello standardizzare e consolidare se il check è stato positivo, introducendo le modifiche nel ciclo produttivo, oppure nel preparare un nuovo ciclo PDCA se il check ha rilevato nuovi problemi o inconvenienti.

A che cosa serve:

ad affrontare in modo sistematico i problemi e a conseguire obiettivi in modo dinamico, intervenendo cioè per correggere e migliorare progressivamente i risultati

Quando si usa:

quando si vogliono responsabilizzare le persone al conseguimento di obiettivi ma stimolando contemporaneamente il loro impegno a superarli continuamente

Come funziona:

segue le regole della direzione per obiettivi (MBO)

Accorgimenti:

preferire il metodo del lavoro di gruppo coinvolgendo tutte le persone che possono conoscere il problema e influire sulla sua soluzione

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